Pero si estoy empezando y no tengo equipo, ¿tengo que documentar procesos ya?
El mejor momento para empezar a crear tu Wiki o manual de procesos era AYER 😉
En serio, cuanto antes empieces mejor y sobretodo si estás iniciando tu proyecto ya que conforme vayas creciendo y teniendo más trabajo, tendrás menos tiempo y más procesos que documentar. Si ahora te da pereza, imagina dentro de un año.
Por si aún no te he convencido te doy 5 razones para que te pongas al lío.
1. Facilita la delegación de tareas/áreas
Con un buen onboarding ahorrarás tiempo explicando todo a cada nuevo colaborador y sabrán en todo momento cómo realizar las tareas, dónde encontrar los recursos necesarios…
2. Mayor productividad y eficiencia.
Ya no perderás el tiempo recordando el paso a paso de esa tarea que llevas tiempo sin hacer, dónde está la carpeta de las facturas o aquel presupuesto que enviaste hace un mes y te acaban de aceptar. Lo tendrás todo a un clic.
3. Mejora la comunicación y la unificación de criterios
Cuando hay equipo trabajar a una es muy importante para que la comunicación interna y externa (clientes) sea fluida.
4. Facilita la planificación
Al conocer tan al detalle las tareas de cada área del negocio (tiempos, recursos, acciones…) te será más más sencillo planear nuevos proyectos.
5. Documentar procesos ayuda a mejorar los propios procesos
Si los mantienes actualizados apuntando los aprendizajes y la experiencia que vas adquiriendo tú y tu equipo.
Como imaginarás todo esto no se hace un día para otro y los resultados tampoco se ven a corto plazo. Crear, actualizar y mejorar los procesos y la Wiki, que los contiene todos, se te hará llevadero si forma parte de tu rutina (y la de tu equipo).
Aquí te dejo el testimonio de mi clienta Sara Sierra, después de organizar su sistema de documentación en su Wiki:
“Gracias al trabajo realizado por Irantzu he podido poner orden en mi negocio. La organización de los archivos y carpetas de mi Drive me permite no perder tiempo cuando busco algún archivo o material en concreto. Lo encuentro todo rápidamente, gracias a la Wiki que ha realizado en el que están sistematizadas todas las áreas del negocio.
Esto me ha dado claridad mental y foco. Foco para entender qué procesos aún no están documentados y que debo documentar porque son esenciales para facilitar el día a día en mi negocio.
Y también para tener la tranquilidad de que en cuanto entre una persona nueva a mi equipo lo va a tener todo allí recogido. Esto supone un gran ahorro de tiempo y dinero.”
Sara Sierra
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